淺析商務條款在采購管理和合同風險防范中的合理運

                                                                          中國銀聯(lián)股份有限公司 馬靜 

         隨著金融行業(yè)內(nèi)部采購業(yè)務創(chuàng)新和增效需求日益強烈，外部監(jiān)管要求逐年加  強，通過精細化采購管理，降低采購操作風險成為采購管理的重要途徑。本文旨  在通過分析探討付款方式、履約罰責等商務條款的設置，清晰界定供應商責任范  圍、強化商務條款制約、防范履約風險。

         一、如何應對供應商的商務條款偏離   （一）在采購過程中，如何把握供應商的商務條款偏離，可通過兩種方式實  現(xiàn)：  一是設置關鍵性條款，將采購人可接受的商務底線直接明示，不滿足要求的  響應即被拒絕。該方式要求采購人結合風險評估、成本估算，提出科學、合理的  商務要求。  二是設置偏離范圍，由供應商根據(jù)自身情況，在偏離范圍內(nèi)確定商務條款。  該方式要求采購人事先對商務條款進行評估，確定最有利的條件和可接受的底  線。采用該方式，可為談判磋商提供一定的彈性空間，又可以防范風險，限制供  應商的無限偏離。  （二）目前，上述兩種方式在諸多企業(yè)、機構均有使用。結合銀聯(lián)多年采購  積累，一般情況下，因招標類項目一次性報價、無法談判的特點，第一種方式相  對更加適用，盡量降低商務成本并保證對供應商的約束力；第二種方式更加適用  于談判磋商類項目，以增加談判的靈活性和彈性，從而達到更好的談判效果。  

     二、如何設定合理的付款方式   付款方式是重要的商務條款之一，科學、合理的付款方式能夠很大程度上控  制合同履約風險，滿足法律和業(yè)務需求，體現(xiàn)權利義務對等，充分降低商務成本，  并且為供應商所接受，因此，科學的設置方法極為重要，以下將深入分析，并就  常見的幾類采購提出參考設置。  （一）影響付款方式的主要因素  一是采購內(nèi)容。不同采購內(nèi)容，其采購風險轉移時點和供求雙方承擔的采購風險不  同，適用不同的付款條件。如貨物類采購，公司需要承擔后續(xù)使用風險，故需要保留一  定尾款；服務類采購，服務完成時，權利、義務和風險已經(jīng)全部轉移，因此，常采用分354  期付款的方式。  二是供應商資質(zhì)。從公司角度看，規(guī)模大、資質(zhì)好的供應商，采購風險較小，應享  受較為優(yōu)惠的付款方式，反之規(guī)模小、初次合作的供應商，在付款方式上應做出必要保  障；從供應商角度看，規(guī)模大、資質(zhì)好的供應商，通常都能接受付款周期長、尾款比例  高的付款方式，而規(guī)模小、資質(zhì)低的供應商，付款周期短、尾款比例低的付款方式更易  被接受。  三是供應商商務成本。如對能夠取得開戶銀行保函額度的供應商而言，其保函成本  低，更愿意接受此類付款方式。  （二）付款方式的設置方法  一是從履約風險的保證效力上，付款方式可與履約保函相結合。履約保函  是銀行應申請人（此處指供應商）的要求，向受益人（此處指采購人）開  立的保證申請人履行某項合同項下義務的書面保證文件，從保證效力上講，  銀行保函也能夠較為充分的保障采購人的利益，而且可以緩解供應商的資金壓  力，在國際采購中還能夠避免匯率風險，因此，具體采購項目中，可結合履約保  函設置付款方式。  二是從付款階段設置上，可與項目實施關鍵點相結合。通常服務類項目（如  集成開發(fā)）實施復雜、周期較長，涉及多階段及相應交付成果。為了確保供應商  履約進度和質(zhì)量，應盡量避免先期集中付款，可結合項目實施階段，安排分期支  付。  三是從付款比例設置上，可與各階段對等提供的貨物、服務價值相結合。  為了保證風險可控，并且盡量降低因付款比例過低產(chǎn)生的商務資金成本，通常情  況下，付款比例可對應各階段所供貨物、服務的價值進行設置。  四是進行市場調(diào)研，綜合考慮行業(yè)慣例、主流品牌供應商的可接受度。不  同行業(yè)在付款方式等商務條款上具有自身的行業(yè)慣例，且存在較大差異，例如，  原廠維保采購，通常代理商需全額向廠商下單，故付款方式需考慮代理商資金壓  力，適度提高付款比例；通信線路行業(yè)往往多為月度、季度等定期付款模式；央  視廣告采購，行業(yè)內(nèi)大多需要一次性全額支付；因此，應針對不同需求進行分析，  結合市場情況，盡量設定買賣雙方可接受的方式。  （三）部分 IT 采購的參考付款方式  結合銀聯(lián)目前常見的幾大 IT 類采購，按照采購風險適度、成本匹配、差別  對待、兼顧行業(yè)慣例等原則，提出如下幾類指導性的付款方式：355  類別 類別細分 付款方式建議   貨物類 貨物  結合所供貨物、維保要求進行設置，參考設置如下：  1、首款：合同簽訂后，依據(jù)原廠下單材料，支付一定比例（10%-30%）  合同款，同時收取履約保函（保函金額視市場情況、供應商的履約  能力、信譽等情況確定），有效期至貨物驗收合格。  2、貨款：貨物驗收合格后，累計支付貨物價值相當?shù)暮贤睢?/span>  3、維?？?/span>：維保期結束后，支付剩余款項，也可使用保函方式，維保  款項金額應不低于維保服務的價值估算。  服務類  維保服務  結合維保期、維保要求（是否存在原廠維保要求）進行設置，參考設  置如下：  第一種：  自維保期開始，定期據(jù)實階段，例如，服務每滿 6 個月，按照在保設  備維保單價、實際維護天數(shù)計算該階段維保費用。該付款方式能夠有  效降低風險，但供應商資金壓力相對較大，特別是原廠維保項目。  第二種：  1、首款：合同簽訂后，支付一定比例合同款，同時收取履約保函。  ? 支付比例視維保起始日期而定：若合同簽訂時，維保期尚未開  始，則應適度降低支付比例。  ? 支付比例視維保要求而定：原廠維保占比較大時，可依據(jù)原廠  下單材料，視原廠及供應商的履約能力、信譽等情況，支付原  廠服務部分的款項（最高不超過原廠服務部分的全部款項）。  ? 履約保函金額視維保起始日期、維保要求而定：綜合考慮維保  起始日期以及原廠維保占比進行設置。  2、維保分期支付款：劃分若干階段，分期支付。階段設置不宜過多或  過少，視維保期長短、采購規(guī)模而定。  系統(tǒng)集成  開發(fā)  結合所供貨物的價值和集成開發(fā)工作量進行設置，參考設置如下：  1、首款：合同簽訂后，依據(jù)原廠下單材料（如有的話），支付一定比  例（10%-30%）合同款，同時收取履約保函（保函金額視項目重要  性和復雜度、采購規(guī)模、市場情況、供應商的履約能力、信譽等綜  合情況確定），有效期至貨物驗收合格。  2、貨款（如有的話）：貨物驗收合格后，累計支付貨物價值相當?shù)暮?/span>356  同款。在貨款占比較大且集成開發(fā)實施難度較高的情況下，為了確  保集成開發(fā)的服務質(zhì)量、時效可控，可收取一定金額的履約保函，  有效期至集成開發(fā)完成且驗收通過后。  3、集成開發(fā)款：根據(jù)集成開發(fā)階段分期支付，根據(jù)各階段工作量設置  相應付款比例。集成開發(fā)付款階段不宜過多或過少，視項目復雜度、  實施周期而定。  4、維?？?/span>：維保期結束后，支付剩余款項，也可使用保函方式，維保  款項金額應不低于維保服務的價值估算。  通信線路  結合行業(yè)慣例進行設置，參考設置如下：  1、線路開通費：線路開通并驗收合格后，支付一次性開通費。  2、線路租金：按月支付線路租金，也可采用季度、半年或年度為付款  周期進行支付。  ? 若進行招標采購，可根據(jù)項目情況，將付款方式設置為關鍵性條款。  ? 若進行談判磋商采購，可設置偏離范圍。  ? 基于談判策略的考慮，可依據(jù)上述標準，在付款比例、付款階段等設置上稍作嚴格要求，  從而預留一定的談判空間。  ? 上述付款設置屬指導性標準，應結合具體項目情況進行分析設定。

          三、如何設置有效的違約罰責   違約罰責是為了約束供應商，促使其按要求履行合同而設定的商務條款。不  同項目的復雜程度、供應商的責任義務不同，違約罰責的內(nèi)容也應視具體項目而  定。通常情況下，應至少考慮三方面：  （一）從違約內(nèi)容上，應至少包括對履約質(zhì)量、履約時效不達標，違約轉  包或分包等的相應罰責。履約質(zhì)量方面包括交付物（含貨物、服務成果）不符合  要求、服務質(zhì)量不達標等情況；履約時效方面包括貨物逾期交付、服務進度延遲、  售后服務不及時等情況；違約轉包或分包是供應商違反承諾將合同一部分或整個  合同轉包、分包給第三方；除此之外，對于協(xié)議定點采購，還應增加對協(xié)議期內(nèi)  供應商訂單響應度差、違反協(xié)議最高限價等方面的處罰。同時，為了保障供應商  利益，對甲方延遲付款也有必要進行適當約束，這也是體現(xiàn)權利義務對等，促進  雙方友好合作的一種舉措。  （二）從處罰程度上，應確保合理、有效的懲罰。一方面，可視供應商違約  情節(jié)的惡劣程度，結合企業(yè)自身的供應商管理制度，與供應商解除合同并對其處357  以禁入、禁止續(xù)約、警告等處罰；另一方面，視供應商各類違約對采購人造成損  失的嚴重程度，設定不同的財務處罰比例，該處罰應至少保證能夠補償采購人的  直接損失，在此基礎上，還要結合項目實際情況，對供應商的違約進行進一步的  適當懲處。  （三）根據(jù)項目需要，選擇性地設置關鍵性條款或設定偏離范圍。若進行  招標采購，可根據(jù)項目情況，將違約罰責設置為關鍵性條款。若進行談判磋商采  購，可設置一定的偏離范圍。總之，應結合具體項目的實施、進度要求，特別是  一些大型、復雜的集成開發(fā)類項目，設定有針對性的違約處罰條款，盡量確保詳  細、清晰、可操作性強，從而達到罰責應有的約束效力。  設置違約罰責是合同風險控制的一種法律手段，在供應商出現(xiàn)履約問題時，  實施處罰條例，在一定程度上能夠起到警示、促其改進的作用。因此，應加強對  合同執(zhí)行部門的宣導，向其灌輸維權意識，在供應商出現(xiàn)違約情況且經(jīng)溝通無效  時，通過法律手段維護公司利益很有必要。